Excelで表づくりcm,mmで作成する

友人からExcelで表を作るにはどうしたらよいかを聞かれ改めて手順を整理してみた。

まず困ったことはExcelはマイクロソフトのアプリなので

初期設定が「標準」表示ではセルの大きさ（行と列）の高さが「ポイント」表示になっていることだった。

そこで日本人になじみ深いcmまたはmmで表を作成する手順をまとめてみたので紹介したい。

1.PCの環境

　★製造会社と製品名　Dell　inspiron1501

　★OS　　　windows10pro　　vistaとのmultios環境

　★Excel　　Msoffice2021

　

2.セルのサイズ単位をcmに設定する

 ①リボンから「ファイル」タブをクリック

 ②画面左側から「その他...」をクリックし、表示された一覧から

  「オプション」をクリック

 ③「詳細設定」をクリックし、ルーラーを下に移動し「表示」欄の

　「ルーラーの単位」ボックスから任意の単位を選択（下▼）

　　cmまたはmmを指定

　④cmクリック

３．ページレイアウト表示にして数値で入力する

　①シートを［標準］表示から［ページレイアウト］表示に切り替えます

　　画面右下にある［ページレイアウト］ボタンをクリックすると、

　　ページレイアウト表示に切り替わります…3つのアイコンの真中(写真参照)

　　ステータスバー右側のすぐ上にある。

　②たとえば列AからDをドラッグしそのうえで右クリック

　　［列の幅］ダイアログボックスが表示さえるので例えば5cmと入力し

　　［OK］ボタンをクリック

　③表のA列とB列の間を左クリックすると５cmの列幅が表示されればOK

　

４．同じように行N0をドラッグ例えば１～5行までドラックしそのう上で

　①右クリックし行の高さを数字で入力、例えば1cm

　②1行と2行の間にカーソルを移動しクリックすると1cmと表示されればOK

　③これで5行4列の表ができた

５．表に罫線を入れる

　①リボンのホームをクリックする

　②ホーム＝＞セル＝＞書式＝＞セルの書式設定＝＞罫線タブ＝＞外枠（太）

　　＝＞中の罫線（点線）

 

６．印刷プレビューでできた表を表示し印刷から見たセルの長さと高さ設定

　を見て最終チェックする

この手順を友人に整理して渡すと友人は大変喜んでくれた。初歩的なことだが

意外と手順が複雑なので自分の頭を整理できたことが大変良かった。

　　

　

1つのOSのみの起動…他の２つのOS表示が出ないを解決

inspiron1501は3つのOS起動のmultiboot環境で構築・運用していたがOpenSuseのデスクトップ画面でフォルダーが作成できるとの情報を得、3つの1つにOpenSuseを入れようとした。ここで突然のアクシデント。2つのwin10proのうち1つを削除。ここにOpenSuseを入れようとしたがPCが認識せず3つのOS全部が起動しない事態になった。まさにピンチ！

1.inspiron1501のpc環境
pc：dellinspilon1501
cpu:AMD Athlon(tm) 64 X2 Dual-Core Processor TK-53   1.70 GHz
ram:4.00 GB (3.87 GB 使用可能)
システム：64 ビット オペレーティング システム、x64 ベース プロセッサ
multiboot：250GBのSSDを①Windows 10 Pro　➁Windows　vista　③Windows 10 Proのパーテションに分割し活用していた　

2.  3つのOSが出力しなくなった経緯
★①を削除しopensuseを入れたところ電源を入れるとOSがないとの表示が出たので慌てる。（OpenSuseはデスクトップにフォルダー作成ができるようになったとの情報を得て使ってみたいと思い挑戦）

★緊急処置でWindows 10 Proを入れなおしたところ①Windows 10 Proだけは起動するが他の➁③のOSがOS選択画面に出力せず起動ができなくなった。

★「pcアイコン」では４つのボリュームは表示されている（１つはシステム予約）
また「ディスク管理」でもディスク0が４つのパーテション（１つはシステム予約）で正常表示されている。(各パーティションのドライブ文字：アルファベットはディスク管理で確認)
         ①win10pro　C:　➁Windows　vista　G:　③は　win10proで　Ð：

３．EasyBCDを使った復旧手順
★ソフトをダウンロードする。現在起動している ①のWindows 10でブラウザを開き、「EasyBCD Community Edition」と検索。公式サイト（NeoSmart Technologies）から無料版（Non-commercial）をダウンロードしてインストール。日本語化するサイト下記参照。
 EasyBCD　2. 4　入手、インストール、日本語化

★③の Windows10pro をメニューに追加するEasyBCDを起動し、左メニューの「Add New Entry（新規登録）」をクリックします。上半分の「Operating Systems」システムの登録エリアで以下のように設定します。Type（種類）: Windows Vista/7/8/10Name、（名前）: Windows 10pro (3つ目) など分かりやすい名前を入力Drive（ドライブ）: 事前準備で確認した③のドライブ文字（例：Ð:）を選択し右側にある「Add Entry（エントリの追加）」ボタン（緑色のプラスマーク）をクリックします。（注意：新規登録ボタン押した後にすぐ押す）

★➁のWindows Vista をメニューに追加する。同じ画面のまま、設定を以下のように変更する。
  Type（種類）: Windows Vista/7/8/10Name（名前）: Windows Vista と入力
  Drive（ドライブ）: 事前準備で確認した➁のドライブ文字（例：Ｇ:）を選択
「Add Entry（エントリの追加）」ボタンをクリックします。
　　画面：下記参照　　設定表示画面　　新規に登録画面    メニューの編集画面 

設定を保存するため左メニューの「Edit Boot Menu（メニューの編集）」をクリックし、右下の「Save Settings（設定の保存）」をクリック

★左メニュー「設定を表示」をクリック　登録画面に既定のOsに続き ①、➁、③ の3つのOSが表示されていることを確認

4.パソコンを再起動すると、見慣れたOS選択画面が表示され(下の画像)、すべてのOSが選べるようになった。EasyBCD（無料版）のすばらしさを体験する。今回の失敗を通じて（OpenSUSEをインストールできなった）multiboot環境の構築について大変勉強になった。機会があればもう一度OpenSUSEに挑戦したい。

 

canvaのレイヤー機能を試す…インターネットと生成AI技術の上に花開くデザインソフト

 

「パソコン、タブレットは難しい」と語る人は多い。しかしこの数十年間でその難しさはインターネットとＣＰＵの高速化を背景に、アプリによって急速になくなり、従来職人技と言われていたことが、いとも簡単にできてしまう時代が到来していることをcanvaは示している。canvaはデザインソフトで従来adobeのphotoshop illustrator、indesign やDTPパーソナル編集長でやっていた作業がいとも簡単にできてしまう。

1. Canvaは、ブラウザ上で動作するクラウドベースのデザインツール
   ★特定のOSに強く依存せず、インターネット環境と対応ブラウザがあれば、Windows、macOS、アンドロイド、Ios、Linuxのどのパソコン、スマホ、タブレットでも同じように利用できます。（winndowsではwin10以上）
   ★ただし古いosではブラウザーが古く利用できません
   ★Website上での作業ですが、スマホ、タブレット、ノートPC用にダウンロード版での作業もできます（最適化されている）
   ★登録後の画面…canva,com　登録はCanva公式サイト にアクセスし、画面右上または中央にある「登録」ボタンをクリックします。スマホの場合はアプリをダウンロードして起動します
   
   
2. canvaの画面は４つのパーツからなっています
   ★左側縦のメニューバー
   ★左から2番目は、検索・テンプレートなどの表示窓
   ★作業画面＿カンバス
   ★カンバス真上の書式ツールバー
         　　　　　　　　　　下記写真：初期画面
   
   
   
   
   
   
   下記写真：レイヤー表示画面
   
   
   
3. 特筆されるレーヤー機能

   ★フォトショップなどでのレーヤ機能の難しさと較べ格段に易しいレーヤー機能が備わっている。レイヤーとは、（layer）日本語で「層」や「重ね合わせ」を意味する透明なシートのようなもので、それぞれのレイヤーに異なる要素（線画色、影など）を描くことができます(上記下写真参照)

   ★レイヤーを表示させる2つの方法

   　①画面上部のメニューから：上部のツールバーにある 「配置」 をクリックし、左側
   　に表示されるタブで 「レイヤー」 を選択。

   　②ショートカットで：素材の上で 右クリック ＞ 「レイヤー」 ＞ 「レイヤーを表示」 　を選択。どちらでもよい

   ★表示は、素材それぞれが箱のような階段になっていて上下させる（ドラッグ＆ドロップ）ことで重なり具合を調整します。素材の背面・前面への移動や、選択しづらい背後にある要素の編集、ロック機能などを用いてデザイン作業を大幅に効率化できます。　
   参考サイト＝＞レイヤー
   
   
4. 作成物は初期画面での選択して左メニューバーでテンプレートをクリック

   ★メニューバー右にサンプルが次々に出るので好きなサンプルをクリック

   　するとカンバスに表示される

   ★ここでレイヤー機能を使って調整しながらテキスト、写真、カットを修正や入れ替え

   　を行う

   ★ポスター、チラシであれば30分ほどで完成させることができる

   　　　　　　　　　　　
5. canvaAI機能を使う
   ★写真、カットを作成するのに便利な機能がcanvaAI機能がある。左のメニューバーからcanvaAIを選択すると右隣の窓にプロンプトができるので半角スペースで区切りながら関連語句を入力すると2～3分もかからずにカット写真が出力される。著作権に触れないカットや写真の作成には大変便利。
   ★ただし無料版では月20回までの使用制限があり毎月更新される。
   　有料プラン（Canva Pro）では月500回まで利用可能
   
   
   
6. ．成果物のダウンロード
   ★完成した成果物は、ダウンロードします。方法は
   　右上の共有をクリック＝＞左のダウンロードをクリック＞保存形式（P.N.G jpeg　P.D.F）を選択＝＞保存先が出力
   ★修正作業は、基本はWEB上で行う。ローカルのアプリでも修正作業は可能
   
   
7. 使ってみての感想
   ★インターネット技術と生成AI機能が使える、現在の最先端アプリとしてデザイン作業がこんなに簡単にできるようになったことに、ただただ驚くばかりだった。今後どんな発展があるか楽しみだ。アプリ開発者に感謝！感謝！

Excel「名前の管理」ボタンで解決…リスト範囲の項目増

 この間「Excelの名前ボックス」について2回記事を書いてきたが、名前ボックスで初めに選択したリスト範囲に増加がある場合参照用リストに項目の増入力しただけでは増が反映されないことに半日苦しんだ。（範囲指定しなおしても古い範囲が出力）なにか自分のやり方が間違っているかと何回もやり直してみるがダメだった。いろいろ調べてやっと解決ができたので紹介したい。

1. データが増えた場合リストにその項目を追加入力して保存をいくらかけてももとの範囲指定に戻ってしまう
   ★作成したリスト…私の例では50音の一つの行＿「あいうえお」
   　　　　　　　　　始めに登録は5項目とすると6項目に○○を増やしたい場合
   ★リストに○○を追加＝＞名前のボックスで前につけた＿「あいうえお」を選択
   　　　　　　　　　　＝＞保存をかける＝＞ドロップダウンリスト＝＞出力しない
   　　　　　　　　　　＝＞もとの範囲指定に戻ってしまう・・・もとの範囲指定の
   　　　　　　　　　　　　反転表示に戻ってしまう　
   　
2. リボンの［数式］タブに「名前の管理」ボタンがあることがわかる
   ★名前をつけておいた範囲を変更したい時には［数式］タブ＝＞［定義された名前］グループの＝＞［名前の管理］ボタンをクリックすると、その文書に登録されている名前が一覧になったダイアログボックスが表示される
   名前管理は下記参照（クリックすると拡大します）
   
   
   
   　
3. 手順
   

   ★まず範囲の変更を行いたい名前を選択＝＞ダイアログボックス下部の［参照範囲］
   ＝＞その名前に登録されている範囲が表示される＝＞反転の囲み線はリストに増加した範囲指定されていない＝＞範囲指定をやり直す＝＞OKボタン＝＞保存するかどうか＝＞保存
4. これでドロップダウンリストに出力するようになる

“名前ボックス”と“INDIRECT”関数で50音検索がより便利に

 

前回のブログ記事の後いろいろ調べていたらExcelの“名前ボックス”と“INDIRECT”関数を使うとさらに50音検索が迅速にできることがわかり、紆余曲折の末“出入金管理表”の完成に漕ぎつけたので紹介したい。

1. “INDIRECT”関数を使うためにテーブル“出入金管理表”に列の挿入を行う
   ★テーブルの「支払い/入金先」の前列に1行挿入する（I列）
   
   
2. テーブルの同じシートの右に作った50音表の行名をあ行~わ行を入力規則パネルで範囲選択（前回のブログの50音表参照）
   ★データ＝＞データツール＝＞データの入力規則＝＞リスト＝＞Q4:Z4を範囲指定
   
   
3. テーブルI5のセルに戻りドロップダウンリストを作成する
   ★データ＝＞データツール＝＞データの入力規則＝＞リスト＝＞=$Q$4:$Z$4を範囲指定＝＞I5セルの右に▼が出力＝＞クリック＝＞50音行の各行の名前がドロップダウンで出力（あいうえお、かきくけこ・・・）
   
   
4. ここでシート右上の50音一覧を各列ごとに範囲指定して名前ボックスで名前をつける
   ★“名前ボックス”はExcelシートの左上の関数ボックスの左側にある
   ★例えば「あいうえお」列入力されているセルを範囲指定＝＞“名前ボックス”に「あいうえお」と入力してenterキーで確定＝＞この作業を次の「か行」から「わ行」まで行う
   
   
5. テーブルの支払い/入金先（J列）に戻りJ5セルをクリックし“INDIRECT”関数を挿入する
   ★データ＝＞データツール＝＞データの入力規則＝＞設定＝＞リスト＝＞元の値＝＞
   　INDIRECT（I5）＝＞OKボタンクリック
   ★テーブルI5セルをクリック＝＞右の▼をクリック＝＞50音各行表示＝＞「あいうえお」行を選択＝＞J5セルををクリック＝＞右の▼をクリック＝＞あ行の「支払先/入金先」一覧が出力＝＞該当の支払い/入金先をクリック＝＞他の行も試すと同じように出力する（か行～わ行）
   実際の画像を示すと
   
   
   
   
   
6. これでは入力規則は1行のセルI5,J5セルだけなのでテーブルのI列、J列全体に入力規則をコピーする
   ★I5セルクリック＝＞コピー＝＞I5:I224まで範囲指定（反転）＝＞その上で右クリック＝＞形式を選択して貼り付け＝＞入力規則に☑を入れる
   ★同じ作業をJ5列でも行う
   これでI列とJ列が連動してリスト項目50音表の各列が出力する
   
   
7. この作業で感じたこと
   ★名前ボックスという便利な機能をはじめて使うことが出来、ここでつけられた名前は
   Excelシートとブックで活用できるとのことで大変便利
   ★“INDIRECT”関数はわかるまで苦労したがいろいろ試行錯誤して完成に漕ぎつけた。
   　大変良い経験だった
   ★なお出入金管理表はテーブル機能を使っておりテーブルの左側には年月日、勘定科目を入力することになっており、勘定科目は50位あるためvlookup関数を使って別シートの勘定科目一覧から勘定科目NOを数字で入力できるようになっていることも参考にしてほしい。
   また勘定科目ごとの集計作業はpivotテーブルで簡単にできるので大変重宝している。